Fem gode kommunikationsråd til dig, der skal kommunikere om Corona

By 10. March 2019Ikke kategoriseret

In a crisis, be aware of danger – but recognize the opportunity

John F Kennedy

Medarbejdere der sendes hjem, møder der aflyses, markeder der går i stå. Kriselamperne bimler og bamler i virksomhederne, i takt med at antallet af Corona-smittede bare vokser og vokser. Men hvordan holder man kommunikationstungen lige i munden, når man skal kommunikere til medarbejdere, kunder og aktionærer? Hvordan sikrer man, at man både holder fokus på produktionen og resultaterne, samtidig med at man viser empati og omsorg for bekymrede medarbejdere.

MSL er en del af Publicis Groupe, og i sidste uge tog alle 90 medarbejdere på de danske kontorer to hjemmearbejdsdage, fordi en kollega blev sat i karantæne. Kollegaen var heldigvis ikke smittet, derfor kunne alle komme på arbejde igen efter et par dage – men med den erfaring i bagagen kan vi give fem gode råd til alle, der skal kommunikere om Coronavirus i de kommende måneder:

1. Strømlin den interne og eksterne kommunikation

Det lyder så enkelt, men det er i kritiske situationer, at det bliver svært: Sørg for at der er fuldstændig overensstemmelse mellem det der bliver kommunikeret ud internt såvel som eksternt. Bed aldrig jeres medarbejdere om at sige noget andet, end den helt korrekte sandhed. Hvis der er forskelle på det der kommunikeres, skabes der tvivl, bekymring og usikkerhed, om ikke i første kommunikationsled, men så i de næste mange led. Tvivl, bekymring og usikkerhed, er den direkte vej til kritiske historier, både internt og eksternt.

2. Hellere én mail for meget, end én for lidt

I krisesituationer kigger man opad. Man vil være helt sikker på, at topledelsen har 110% styr på, hvad der foregår og ikke ryster på hånden. Bliver virksomheden ramt af Corona, eller er der medarbejdere, der frygter, at de er blevet ramt, er det vigtigt at være klare, præcise og kontinuerlige i kommunikationen. I situationer med bekymring er det bedre at sende en mail for meget end en for lidt. Og du kan være helt sikker på, at al information bliver læst. Grundigt. Medarbejdere, kunder og stakeholdere finder tryghed i, at der udvises ansvarlighed og ’en sikker hånd på roret’

3. Never waste a good crisis…

Sagde Winston Churchill. Det er rigtigt fint at have i tankerne, men det skal for guds skyld ikke misbruges. Da Corona ramte vores virksomhed i sidste uge, kunne vi tydeligt se, at krisen – selvom den heldigvis ikke blev så stor – fik vores kolleger til at rykke tættere sammen, bekymre sig for hinanden og hjælpe hinanden igennem et par hjemmearbejdsdage. Kulturen, sammenholdet og holdånden blev markant skærpet – ikke fordi det blev adresseret i kommunikationen, men fordi vi alle har en indbygget lyst til at hjælpe hinanden under en krise. På samme måde tog vores kunder rigtigt godt imod, at vi måtte tage møderne på Skype, fremfor i mødelokalerne.

4. Bøjede regler duer ikke

I kommer hurtigt på glatis, hvis I forsøger at lave egne retningslinjer, der sætter lavere standarder end dem, myndighederne udsteder. Hold jer opdaterede på: https://www.sst.dk/. Så hellere gå den modsatte vej. Selvom man med rette kan frygte for produktion og toplinie, så skaber det respekt, hvis man signalerer ’safety first’ og går et enkelt skridt videre end det, som myndighederne anbefaler. Man kan fx vælge at tage alle møder via Skype, placere håndsprit alle steder osv.

5. Corona og jer

Sørg for at være helt klare i beskrivelsen af retningslinjerne for jeres virksomhed: Hvem ringer man til, hvis man er bange for, om man er blevet smittet, hvad er reglerne for sygemelding, hjemmearbejde osv. Når man har gjort det, kan man overveje, hvordan man inddrager medarbejdere i at efterleve de nye retningslinjer i praksis. Kan man fx udvikle sin egen særlige hilseform uden håndtryk og kram, eller kan man udvikle en særlig ’god bedrings’-kultur til de medarbejdere, der måtte blive ramt.

Der er meget at holde styr på, når eksterne kræfter rammer os alle. Har I brug for hjælp til jeres kommunikation, står vi klar med gode råd og løsninger.